Zapytanie ofertowe na realizację filmu promocyjnego

Sanok, 22 marca 2016 r.

Zapytanie ofertowe nr 2/2016/AK

na produkcję filmu i spotu reklamowego „Made in Karpaty”

 

I. ZAMAWIAJĄCY

Fundacja Karpacka - Polska

ul. Rynek 7, 38-500 Sanok

NIP: 687-169-20-10

 

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.       Przedmiotem zamówienia jest produkcja filmu oraz spotu reklamowego, promującego Partnerską Sieć Sprzedaży i Marketingu Produktów Lokalnych „Made in Karpaty”.            
Film stanowi element kampanii promocyjnej górskich obszarów Podkarpacia, realizowanej w ramach projektu „Alpy Karpatom – program na rzecz uwolnienia potencjału ekonomicznego górskich obszarów Podkarpacia poprzez transfer praktyk szwajcarskich”, współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej.

2.       Czas trwania filmu: 5-10 minut.

3.       Czas trwania spotu reklamowego 30 sekund.

4.       Produkcja filmu w polskiej wersji językowej z napisami w języku angielskim.

5.       Produkcja filmu powinna uwzględniać optymalizację i dostosowanie materiałów programowych do standardów technicznych stosowanych w TV i Internecie. Technika obrazu HD, format 16 x 9, nośniki: zarówno DV Cam, jak i DVD.

6.        Wykonawca zapewnia scenariusz filmu (uwzględniający wytyczne Zamawiającego), potrzebny sprzęt, aktorów, lektora, rekwizyty niezbędne do realizacji scenariusza oraz ujęcia filmowe, a także licencjonowaną muzykę z uwzględnieniem opłaty licencyjnej za ewentualne wykorzystane utwory.  

7.       Celem filmu będzie promocja produktów i usług certyfikowanych w Partnerskiej Sieci Sprzedaży i Marketingu Produktów Lokalnych „Made in Karpaty”. Film powinien być nowoczesny, dynamiczny, pokazujący atrakcyjność produktów oraz miejsc certyfikowanych. Wszystkie podmioty zlokalizowane są w 5 powiatach południowej części Podkarpacia.

8.       Wykonawca zorganizuje kolaudację, podczas której przedstawi Zamawiającemu do akceptacji zmontowany materiał promocyjny. W terminie 3 dni roboczych od przedstawienia zmontowanego materiału promocyjnego Zamawiającemu przysługuje prawo do poprawek, a Wykonawca zobowiązuje się nanieść poprawki, w terminie siedmiu dni od zgłoszenia ich przez Zamawiającego.  Poprawki Zamawiający zgłasza w formie pisemnej lub drogą elektroniczną do upoważnionej przez Wykonawcę osoby. Zaakceptowany przez Zamawiającego materiał promocyjny Wykonawca przekaże w terminie 4 dni od akceptacji.   

9.       Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części zamówienia podwykonawcom.

10.   W cenie usługi Wykonawca zapewni przekazanie praw autorskich i pokrewnych do materiału promocyjnego na wszystkich polach eksploatacji, w szczególności :

- utrwalania i zwielokrotniania jakąkolwiek techniką w tym drukiem na kliszy fotograficznej, na taśmie magnetycznej, cyfrowo w jakimkolwiek systemie i na jakimkolwiek nośniku m.in. płyta DVD, pendrive;

- wprowadzania do komputera oraz do sieci komputerowej i/lub multimedialnej;

- publicznego udostępniania materiału w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym ( m.in. w Internecie);

- publicznego odtwarzania;

- użyczania i/lub najmu;

- nadawania za pomocą wizji i/lub fonii przewodniej oraz bezprzewodowej przez stację naziemną;

- nadawania za pośrednictwem satelity;

-równoczesnego i integralnego nadawania m.in. za pośrednictwem platform cyfrowych i sieci kablowych.

 

Wykonawca powinien oświadczyć, iż przeniesienie w/w praw autorskich nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie.

 

Zamawiający zobowiązany jest we własnym zakresie uzyskać zezwolenia osób, których wizerunki zostały utrwalone w Materiale promocyjnym na ich rozpowszechnianie.

 

W filmie powinny znaleźć się:

- tytuł filmu: „ Made in Karpaty”

- na początku i na końcu filmów powinny zostać zaprezentowane dane teleadresowe oraz wymagane logotypy, przekazane przez Zamawiającego. 

  

 

 

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania i dostarczenia przedmiotu zamówienia: do 30 maja 2016 roku, godz.15.00.

 

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1.       Oferent powinien podać całkowitą cenę brutto przygotowania filmu, obejmujący przekazanie majątkowych praw autorskich na Zamawiającego na wszelkich polach eksploatacji oraz dostarczenie go do siedziby Fundacji w Sanoku (Załącznik nr 1 niniejszego zapytania ofertowego).

2.       Oferent powinien przedstawić  propozycję realizacji scenariusza w ciekawej formie.

3.       Oferent powinien załączyć listę przynajmniej 3 wcześniejszych prac własnego autorstwa, najbardziej zbliżonych do niniejszego przedmiotu zamówienia  oraz linki do nich, o ile są dostępne w Internecie lub przesłać na innych nośnikach.

4.       Oferent powinien dołączyć rekomendacje wcześniejszych zleceniodawców lub wszelkie inne materiały świadczące na korzyść oferenta.

 

 Oferta powinna zawierać:

- formularz oferty, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zapytania,

- oświadczenie dot. firmy oferenta, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zapytania,

- załączony aktualny wypis z rejestru przedsiębiorców lub wpis do ewidencji działalności gospodarczej,

- datę jej sporządzenia,

            - adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, adres e-mail,

- czytelny podpis przedstawiciela statutowego Wykonawcy,

- numerację stron.

 

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.    Kompletna oferta powinna zostać przesłana w formie przesyłki pocztowej lub dostarczona osobiście na adres Fundacji, ul. Rynek 7, 38-500 Sanok, do dnia 5  kwietnia 2016, godz. 15.00.

UWAGA: za terminowe dostarczenie oferty odpowiada oferent.

2.    Ocena ofert zostanie  dokonana najpóźniej dnia 15 kwietnia 2016 r.

3.    Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.    Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub doprecyzować swoją ofertę.

5.    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

6.    Zapytanie ofertowe zamieszczono na portalu http://www.alpykarpatom.pl/alpy-karpatom/zapytania-ofertowe

 

VI. OCENA OFERT

Zamawiający dokona oceny złożonych ofert na podstawie następujących kryteriów:

1.       całkowita cena  brutto wykonania dzieła,

2.        zaproponowanie ciekawej formy realizacji filmu, innowacyjność scenariusza,

3.       posiadane doświadczenie w produkcji filmów promocyjnych, krótkometrażowych, na podstawie dotychczasowego dorobku, przedstawionego jako załącznik do oferty ( przynajmniej 3 produkcje najbardziej zbliżone do przedmiotu zamówienia), rekomendacje wcześniejszych zleceniodawców

 

 

Sposób obliczania punktacji w kryterium cena :

 

 

                                                          Cena najniższej złożonej oferty

Cena : PC = ………………………………………………………………………. X 100 pkt x 40 %

                                                                     Cena badanej oferty

 

 

Sposób obliczania punktacji w kryterium scenariusz :

 

                                                  Ilość pkt badanej oferty (S1+S2 + S3)

Doświadczenie: PS = ………………………………………………………………………. X 100 pkt x 30 %

                                                                     Ilość pkt oferty z największą ilością pkt

 

 

S1 -  zaproponowana ciekawa forma realizacji filmu – max 10 pkt

S2 -  innowacyjność scenariusza  - max 5 pkt

S3- rodzaj animacji i efektów specjalnych – max 5 pkt

 

Sposób obliczania w kryterium posiadane doświadczenie:

 

                                                          Ilość pkt badanej oferty (d1+d2 + d3+ d4)

Doświadczenie: PD = ………………………………………………………………………. X 100 pkt x 30 %

                                                                     Ilość pkt oferty z największą ilością pkt

                                                                                          

Ocena doświadczenia odbywać się będzie na podstawie oceny adekwatności  przedstawionych trzech przykładowych produkcji filmowych zrealizowanych przez Wykonawcę  do niniejszego zapytania ofertowego  oraz ocenie rekomendacji zleceniodawców:

d1 – ocena produkcji nr 1    – max 5 pkt

d2 -  ocena produkcji nr 2   - max 5 pkt

d3-  ocena produkcji nr 3  – max 5 pkt

d4  –  rekomendacja wcześniejszych zleceniodawców   na podstawie ilości rekomendacji (1 rek. = 1 pkt)  - max 5 pkt

 

 

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów (suma punktów) w kryteriach cena, doświadczenie, scenariusz i rekomendacje.

 

W przypadku, jeśli dwóch lub więcej wykonawców złoży oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie tych Wykonawców do złożenia w określonym terminie ofert dodatkowych. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą oferować cen wyższych niż w pierwotnie złożonych ofertach.

 

 

 

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze lub odrzuceniu danej oferty Zamawiający zawiadomi każdego z oferentów drogą e-mailową do dnia 18 kwietnia  2016 r.

 

VIII. OSOBA DO KONTAKTU

Dodatkowych informacji udziela Pani Jolanta Szwarc - Burnatowska pod numerem telefonu     
+48 13 46 388 54 oraz adresem e-mail: szwarc.burnatowska@fundacjakarpacka.org

 

 

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz oferty

Załącznik nr 2 – Oświadczenie dot. firmy oferenta

 

 Załączniki do pobrania na stronie www.alpykarpatom.pl 

 

Z poważaniem,

 

Zofia Kordela-Borczyk

Prezes Zarządu

Fundacja Karpacka-Polska

 

powrót